Être événementiel n’a rien de facile. Cela requiert un sens de professionnalisme stricte et le respect scrupuleux de son plan d’action. Entre budget et personnel vous avez à faire.
- Quelques points à ne pas oublier dans le budget
Logiciel : Si vous ne payez pas déjà pour un logiciel de gestion d’événements, pensez à l’intégrer dans votre planification d’événements.
Les appareils et accessoires : Des projecteurs aux haut-parleurs en passant par le wi-fi, cette catégorie englobe une grande variété de coûts.
Divers : Même l’événement le mieux planifié aura des coûts supplémentaires. En les comptabilisant dans votre budget, vous vous assurez de ne pas être pris au dépourvu.
Même si certains de ces éléments ne sont pas encore des coûts fixes, par exemple, si vous n’avez pas encore choisi un lieu, il est important de garder à l’esprit le maximum que vous pouvez vous permettre de dépenser avant de prendre ces décisions.
- Organisez votre équipe
Tout événement exige un effort d’équipe concerté pour gérer tous les détails. Envisagez de désigner un gestionnaire d’événement ou un président d’événement clé ainsi que des présidents individuels pour les sous-comités, par exemple :
la gestion des lieux ;
les conférenciers ;
le divertissement ;
la publicité ;
les commanditaires ;
et la gestion des bénévoles.
Lorsque vous attribuerez des rôles individuels aux membres de l’équipe, vous créerez un système qui vise à les responsabiliser, ce qui aura pour effet d’éviter que les tâches ne sombrent dans l’echec. De plus, cela vous permettra de déléguer mais il ne faut oublier de tenir compte des réunions de comité et de respecter le calendrier de votre plan d’événement.
